La soluzione AI a uno dei più grandi problemi della posta elettronica: le e-mail indirizzate in modo errato

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La soluzione AI a uno dei più grandi problemi della posta elettronica: le e-mail indirizzate in modo errato

Abbiamo tutti avuto quel momento in cui abbiamo premuto “invia” su un’e-mail, solo per renderci conto qualche istante dopo che era stata inviata alla persona sbagliata.
Le e-mail indirizzate male possono capitare a chiunque e spesso portano a conseguenze indesiderate, come la compromissione di informazioni sensibili e della privacy. Con miliardi di e-mail scambiate ogni giorno, il potenziale di errori è enorme, soprattutto quando ci affidiamo a funzionalità come il completamento automatico per fare il lavoro pesante.

Quindi, questo articolo esaminerà le cause e gli impatti comuni delle e-mail indirizzate erroneamente e come lo strumento AI Recipient Validation di Hornetsecurity può aiutarti a evitare questi incidenti.
Unisciti a Hornetsecurity e scopri come l’intelligenza artificiale sta trasformando la sicurezza delle e-mail e proteggendo le tue comunicazioni da costosi errori.

Il rischio di E-mail indirizzate in modo errato

La posta elettronica è ancora la base della comunicazione aziendale e sembra che continuerà a esserlo per il prossimo futuro, nonostante l’ascesa di Microsoft Teams e Slack. Ogni giorno vengono scambiati oltre 300 miliardi di messaggi di posta elettronica , ma finiscono tutti con la persona giusta?
Uno dei pericoli più comuni per la sicurezza della posta elettronica è inviare un messaggio a un destinatario indesiderato perché si è stanchi, di fretta o sotto pressione.

Un altro problema potrebbe essere che, grazie al tuo dispositivo mobile di lavoro, la persona media trascorre quasi un terzo della sua settimana lavorativa sulla posta elettronica e le persone spesso si affidano alla funzione di completamento automatico.
Quella funzionalità apparentemente innocente che ti suggerisce un destinatario, quando hai digitato solo una parte dell’indirizzo della persona corretta, rende molto più facile inviare un’e-mail a un destinatario con un nome simile per sbaglio.
Un altro errore comune può essere quando inserisci per errore indirizzi non intenzionali nei campi “A” o “Cc”, anziché “Ccn”.
I destinatari dell’e-mail diventano quindi esposti l’uno all’altro, aprendo un potenziale rischio di perdita di dati sensibili e violazioni della conformità.

Qualsiasi e-mail indirizzata erroneamente che finisce nelle mani sbagliate potrebbe essere considerata una potenziale violazione dei dati.

Le cause più comuni delle E-mail indirizzate erroneamente e le loro conseguenze

Le e-mail indirizzate male sono troppo comuni al giorno d’oggi e la loro causa è, purtroppo, la disattenzione umana.
Mentre dimenticare un allegato può essere fastidioso, inviare il messaggio ai destinatari sbagliati potrebbe rappresentare un grave rischio per la privacy o la sicurezza, oppure un dipendente aziendale potrebbe cliccare per errore su Rispondi a tutti e inviare informazioni mediche molto personali all’intera azienda.

L’impatto di un’e-mail indirizzata erroneamente può variare e dipende in larga misura dalle informazioni esposte.
L’impatto è piuttosto ampio per le e-mail indirizzate erroneamente che riguardano informazioni sensibili dei clienti, proprietà intellettuale, informazioni di identificazione personale o altri dati estremamente sensibili.

Come minimo, l’impatto immediato e a breve termine coinvolge vari team che lavorano alla bonifica, che può includere:

Incidenti di triage e indagine: indipendentemente dalla gravità della violazione dei dati, le aziende devono inizialmente dedicare ore a ricercare approfonditamente l’evento e a valutare la portata della violazione.

Revisione legale: le potenziali ramificazioni legali dopo una violazione, i team legali, di conformità e di gestione del rischio sono inclusi e consultati in ogni fase del percorso degli incidenti di posta elettronica indirizzati erroneamente. Alcuni esempi sono le notifiche obbligatorie, gli obblighi di divulgazione contrattuale e le conseguenze della non conformità normativa, che, a seconda delle dimensioni della violazione, possono richiedere da alcune ore a diversi giorni, aggiungendo manodopera e risorse aggiuntive.

Tutela della reputazione e campagna di pubbliche relazioni: l’azienda solitamente avvia uno sforzo di rafforzamento del marchio per ridurre l’impatto sul marchio aziendale e sui ricavi futuri.

Notifica ai clienti: la strategia di comunicazione varierà a seconda del tipo di informazioni divulgate. Ad esempio, quando sono in gioco PII o altre informazioni sensibili, potrebbe essere necessario avere una conversazione imbarazzante con un cliente o potrebbe richiedere un contatto più approfondito. In questa circostanza, le aziende devono inviare una notifica formale sulla violazione e fornire immediatamente protezione dell’identità del cliente.

Un esempio reale di e-mail mal indirizzate è accaduto a Serco , un’azienda di outsourcing, dopo che un dipendente ha condiviso per errore gli indirizzi e-mail di quasi 300 tracciatori di contatti nel Regno Unito.
L’errore si è verificato quando un’e-mail ai nuovi tirocinanti del tracciamento dei contatti COVID-19 è stata inviata utilizzando CC anziché BCC, rivelando gli indirizzi di tutti i destinatari.
Sebbene non fossero coinvolti dati di pazienti, questo errore potrebbe violare le norme sulla protezione dei dati.
Serco, responsabile dell’autorizzazione di 15.000 tracciatori non clinici, ha dichiarato che avrebbe esaminato attentamente i suoi processi per impedire che tali incidenti si verifichino in futuro.

365 AI RECIPIENT VALIDATION: Il tuo validatore di posta elettronica basato sull'intelligenza artificiale per prevenire la perdita di dati e violazioni della sicurezza

365 AI Recipient Validation è uno strumento di convalida e-mail che aiuta la tua azienda con la perdita di dati e impedisce l’inoltro accidentale di e-mail, assicurando che le informazioni sensibili raggiungano solo i destinatari previsti.
Lo strumento utilizza l’apprendimento automatico per analizzare le e-mail in base alle comunicazioni precedenti dell’utente e prevenire deviazioni e discrepanze “anomale” tra mittenti e destinatari.

I mittenti vengono immediatamente avvisati quando l’email che stanno tentando di inviare attiva un avviso, dando loro la possibilità di apportare correzioni.
Adattandosi continuamente al comportamento dell’utente, l’IA garantisce che suggerimenti e avvisi diventino più accurati nel tempo, riducendo al minimo gli errori umani.

In settori sensibili come sanità e finanza, la posta in gioco è alta quando si tratta di sicurezza della posta elettronica. Pertanto, avere una soluzione affidabile che aggiunga un ulteriore livello di sicurezza è fondamentale.
Ecco quattro vantaggi chiave di AI Recipient Validation:

Evita le sanzioni normative : lo strumento di intelligenza artificiale aiuta a garantire che i dati sensibili non vengano accidentalmente esposti tramite e-mail indirizzate in modo errato, riducendo il rischio di violazioni dei dati che potrebbero comportare sanzioni GDPR fino al 4% del fatturato annuo o 20 milioni di euro, a seconda di quale sia l’importo maggiore.

Fiducia dei clienti : oggigiorno, le persone in generale stanno adottando un approccio molto più rigoroso nei confronti della privacy dei propri dati e non solo le agenzie di regolamentazione. Una fuga di dati erode la fiducia che i partner, gli azionisti e i clienti hanno in un’azienda. I clienti potrebbero deludere un’azienda e scegliere un concorrente se vengono a conoscenza di dati persi o mancanti tramite resoconti ufficiali, passaparola, cattiva stampa o post sui social media.

Proteggere la reputazione : prevenire questi incidenti salvaguarda la reputazione di un’organizzazione, riducendo l’imbarazzo dei dipendenti e le critiche ai responsabili della sicurezza per controlli inadeguati.

Ridurre al minimo i costi di auditing : secondo uno studio , i revisori esterni solitamente fatturano alle organizzazioni violate di più per i loro servizi di audit nell’anno dell’evento. Inoltre, i revisori stanno esaminando i processi più attentamente ora che si è verificata una recente violazione. Ne conseguono carichi di lavoro maggiori per gli audit e, se vengono rilevati dei difetti, l’organizzazione dovrà dedicare più tempo e denaro alle azioni correttive.

La convalida dei destinatari di 365 AI funziona in background per ridurre al minimo il rischio di errori inevitabili dovuti alla negligenza dei dipendenti, che possono portare a gravi violazioni dei dati e sanzioni normative.

Perchè l'intelligenza artificiale è il futuro della sicurezza della posta elettronica

La posta elettronica è sempre stata il vettore di attacco preferito e più efficiente per gli autori delle minacce per ottenere guadagni finanziari, credenziali di account e informazioni sensibili dalle loro vittime.
In risposta, le aziende hanno implementato soluzioni di sicurezza della posta elettronica per esaminare il traffico di posta elettronica in entrata, in uscita e interno per rilevare messaggi fraudolenti e sventare gli attacchi prima che si trasformino in costose crisi.
Per aumentare l’efficacia dei loro crimini, gli autori delle minacce modificano costantemente le loro strategie di attacco e le organizzazioni adattano la loro posizione difensiva per rimanere un passo avanti.

Le tecniche di rilevamento tradizionali utilizzate dalle soluzioni di sicurezza e-mail in passato includono firme come (“Abbiamo già visto questo messaggio”), regole (“non consentire messaggi con allegati EXE”), elenchi di blocco (“blocca sempre tutti i messaggi da questo dominio”) e elenchi di autorizzazione (“le e-mail da questi domini sono sempre valide”).
Certo, stiamo ancora intercettando molti attacchi con le pratiche di sicurezza standard, ma metà della battaglia ora consiste semplicemente nell’impedire a Steve della finanza di inviare e-mail al suo campionato di football fantasy l’elenco dei nostri clienti.
L’intelligenza artificiale può essere il nostro supereroe digitale, che piomba in nostro soccorso per salvarci dai nostri momenti “oops”!

Conclusioni

Le soluzioni tradizionali di Data Loss Prevention possono essere costose da gestire e spesso complesse da implementare.
Tuttavia, blocca una piccola percentuale di e-mail dannose, tuttavia lo strumento Hornetsecurty AI Recipient è all’estremo opposto dello spettro.
Anche se le e-mail indirizzate in modo errato non indicano necessariamente una condotta criminale, ci sono comunque gravi ripercussioni e un ritorno sull’investimento facilmente calcolabile.
Tutto ciò che dobbiamo fare è contare il numero di lavoratori che stavano per agire, come inoltrare un’e-mail sensibile alla persona sbagliata o spostare informazioni riservate all’esterno dell’organizzazione, ma astenendosi a causa del rimedio disponibile, l’IA.

Domande Frequenti

Cosa sono le email indirizzate erroneamente e perché rappresentano un problema?
Le email indirizzate erroneamente si verificano quando un’email viene inviata al destinatario sbagliato, spesso a causa di un errore umano. Esse comportano rischi quali l’esposizione di informazioni sensibili, potenziali violazioni dei dati e violazioni della conformità.
Quali sono le conseguenze dell’invio di un’e-mail al destinatario sbagliato?
Le conseguenze possono includere violazioni dei dati, implicazioni legali, danni alla reputazione e perdita di fiducia dei clienti, oltre a maggiori costi di ripristino per l’organizzazione.
In che modo la convalida del destinatario tramite intelligenza artificiale può aiutare a prevenire le e-mail indirizzate erroneamente?
Lo strumento di convalida dei destinatari basato sull’intelligenza artificiale di Hornetsecurity analizza le e-mail in base ai precedenti modelli di comunicazione, avvisa i mittenti di potenziali errori e riduce al minimo le possibilità di inviare e-mail a destinatari indesiderati.