Microsoft 365 COPILOT Consigli per l'uso

Microsoft Copilot per 365 è solo uno tra i vari servizi AI offerti da Microsoft, ognuno su misura per le esigenze di diversi tipi di utenti. Questa guida affronta i molteplici vantaggi offerti da Microsoft Copilot per 365, nonché le complessità dell’incorporazione nella tua azienda.

Quale Copilot è più adatto a te? Le opzioni includono:

• Microsoft Copilot. Precedentemente noto come Bing Chat, questo servizio gratuito è disponibile per gli utenti di Windows, Microsoft Edge e Bing, nonché in un’app scaricabile. Può scrivere canzoni e produrre progetti, e aiutare con le attività generali. Copilot protegge i dati aziendali quando gli utenti accedono tramite un account aziendale o scolastico.
• Microsoft Copilot Pro. Questo servizio a pagamento (20 $ al mese) offre tutto ciò che offre il Copilot standard, oltre a risultati più rapidi e all’uso con le principali app Microsoft, tra cui Excel e Word, e ha accesso a tutti i dati personali che archivi in ​​OneDrive personal quando crei risposte ai tuoi prompt.
• Microsoft Copilot per 365. Il piano premium per utenti aziendali, Microsoft Pilot per 365 funziona in tandem con tutte le app di Office nel tuo tenant 365 e con tutti i dati aziendali a cui il tuo account utente ha i permessi di accesso in SharePoint/Exchange Online e OneDrive for Business. Costa 30 $ per utente al mese, pagati un anno in anticipo.

I Copilot esistono anche in base alla funzione: Microsoft offre Copilot per vendite, finanza dei servizi, sicurezza e, per lo sviluppo software, GitHub Copilot. Gli utenti di Microsoft Copilot per 365 possono anche personalizzarlo in base alle proprie esigenze specifiche.

Gli utilizzi aziendali di Copilot crescono continuamente in numero e tipologia. La produttività è un fattore determinante per l’adozione di GenAI in generale, ma dare un senso al mare di dati che la tua organizzazione potrebbe avere a disposizione e migliorare il servizio clienti sono altri motivi, e la tecnologia è ancora agli inizi.

Gli utenti aziendali di Copilot hanno dichiarato quanto segue in merito alla tecnologia in un recente sondaggio :

• Il 70% ha affermato di essere più produttivo e quasi altrettanti (68%) hanno affermato che ciò ha migliorato la qualità del loro lavoro.
• Gli utenti hanno recuperato le riunioni perse quasi  quattro volte  più velocemente rispetto a quando non utilizzavano Copilot. 
• Risparmia il 64% di tempo nell’elaborazione delle e-mail .
• Il 75% ha affermato che Copilot “mi fa risparmiare tempo trovando tutto ciò di cui ho bisogno nei miei file”.
• Il 72% ha affermato che li aiuta a generare idee durante la scrittura.

Anche le organizzazioni stanno comunicando i risultati.

Nel giro di poche settimane dall’adozione di Copilot nella propria azienda, la società di gestione delle relazioni con i clienti Atento ha migliorato la soddisfazione dei clienti del 20% e la produttività del team del 30%, riducendo inoltre gli errori operativi di quasi il 20%.

Nelle scuole, Copilot sta riducendo il tempo di pianificazione delle lezioni del 40%, dimezzando il tempo di valutazione e il tempo di sviluppo del curriculum di oltre un terzo, e altro ancora. Gli amministratori possono usarlo per generare elementi visivi che illustrano le prestazioni degli studenti in vari modi, per identificare dove migliorare e come.

Nel marketing , Copilot può ridurre i tempi di sviluppo delle persone di 4-5 ore per persona. È un mago nell’analisi delle campagne, eseguendo il compito il 50% più velocemente rispetto a quando non c’è l’applicazione. E può analizzare il feedback dei clienti per aiutare a mettere a punto le strategie.

In finanza , Microsoft Copilot per 365 semplifica l’analisi delle tendenze di mercato, producendo risultati in pochi secondi e risparmiando fino a cinque ore al mese. Può anche aiutare a individuare le frodi, migliorare gli sforzi di conformità e ridurre gli errori suggerendo formule e convalidando i dati.

In ambito sanitario , CoPilot 365 organizza e analizza i dati dei pazienti per diagnosi più rapide e trattamenti personalizzati; pianifica appuntamenti e invia promemoria; analizza complessi set di dati di ricerca per migliorare e persino agevolare la creazione di nuovi trattamenti.

Microsoft Copilot per 365 utilizza i dati della tua organizzazione per generare risultati. Questa avvertenza è importante. I Chief Technology Officer devono eseguire un audit di sicurezza prima del lancio e modificare le autorizzazioni e l’accesso degli utenti per garantire che i dati sensibili rimangano accessibili solo agli occhi autorizzati. In caso contrario, i dipendenti della tua azienda potrebbero ottenere l’accesso a informazioni proprietarie a cui hanno avuto accesso per errore e che non sono appropriate per il loro ruolo lavorativo.

Raccomandiamo ai CTO di adottare le seguenti misure prima dell’implementazione:

1. Verifica le misure di sicurezza della tua organizzazione e rafforzale dove necessario.
2. Esamina le tue fonti dati per identificare le informazioni che ritieni riservate o sensibili.
3. Etichettare questi dati e applicare policy di prevenzione della perdita di dati.
4. Nominare un responsabile dei dati che supervisioni costantemente il programma dati, stabilire regole per l’accesso, formare i dipendenti sull’uso sicuro di Copilot per Microsoft 365 e familiarizzare con l’uso delle informazioni aziendali da parte di Microsoft.
5. Collabora con il tuo ufficio sicurezza o con il Chief Information Security Officer per garantire che siano in atto adeguati controlli di sicurezza e riservatezza dei dati.
6. Assicurati di avere la versione più recente delle applicazioni M365.
7. Verifica le tue licenze Copilot e imposta le configurazioni Copilot.

Lo strumento 365 Permission Manager di Hornetsecurity farà la maggior parte di questo per te. Provalo gratuitamente.

Ora che hai gettato le basi, sei pronto a implementare Microsoft Copilot per 365. Questa tecnologia trasformerà completamente il modo in cui funziona la tua azienda e tutti coloro che ne fanno parte, quindi un approccio misurato è la scelta migliore per il successo.

1. Chi è entusiasta di Copilot? Contatta questi utenti.

Quali individui o funzioni probabilmente useranno di più Copilot? Potrebbero anche essere i tuoi primi utenti. Trova questi utenti tramite un sondaggio aziendale o analizzando i dati utente, assegna loro le licenze Copilot e fornisci loro formazione e informazioni su come usare Copilot tramite Copilot for Microsoft 365 User Onboarding Toolkit . Mentre provano il servizio, chiedi loro un feedback in modo da poter perfezionare il tuo approccio prima del lancio più ampio.

2. Microsoft vuole aiutarti ad adottare Copilot. Lascia che lo facciano.

Guide dettagliate per un’adozione di successo, suggerimenti e trucchi che spiegano come utilizzare al meglio Copilot, modelli di comunicazione personalizzabili per un onboarding più semplice: nel Copilot Success Kit troverai una miriade di risorse che ti aiuteranno a garantire il successo al lancio e oltre.

3. Chiunque utilizzi Copilot dovrebbe essere formato nelle pratiche di intelligenza artificiale. Richiedi questa formazione.

Microsoft Learn e i percorsi di apprendimento di Microsoft 365 forniscono contenuti e scenari facilmente personalizzabili in base alla situazione e alle esigenze della tua azienda.

4. Tieni a mente la sicurezza. Assicurati che lo facciano anche gli utenti di Copilot.

Assicurati che la formazione degli utenti e degli amministratori includa informazioni su come usare Copilot in modo sicuro e conforme, in modo da salvaguardare i dati aziendali proprietari e le informazioni dei clienti e per aiutare a tenere a bada le violazioni. E quando implementi Microsoft Copilot per 365, segui i principi di sicurezza zero-trust (verifica esplicita, usa l’accesso con privilegi minimi, presupponi la violazione) così come le best practice di Microsoft.

5. Chiedi feedback e usalo per perfezionare il tuo approccio. Ripeti.

Stabilisci canali per gli utenti per fornire feedback sulla loro esperienza con Copilot. Questo potrebbe avvenire tramite sondaggi, forum o regolari riunioni di check-in. Utilizza questo feedback per migliorare i materiali di formazione e perfezionare il processo di onboarding.

6. Formazione sulla sicurezza e la conformità

Poiché Copilot si integra profondamente con le app e i servizi di Microsoft 365, assicurati che la tua formazione copra anche importanti aspetti di sicurezza e conformità. Ciò dovrebbe includere informazioni su come Copilot aderisce agli standard di privacy dei dati della tua organizzazione e su come gli utenti possono utilizzare Copilot entro i limiti delle autorizzazioni e delle policy esistenti, in linea con i principi Zero Trust.